Datenschutzhinweise für das interne Hinweisgebersystem Invisa Hotels

Datenschutzhinweise für das interne Hinweisgebersystem

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:

HOTELES TRINIDAD, S.L. ist Verantwortlicher für die Verarbeitung der über das interne Hinweisgebersystem übermittelten personenbezogenen Daten.

Geschäftssitz:  C./ Vicente Cuervo, 9 – 07800 Ibiza. Balearen, Spanien.

E-Mail: cdih@invisahoteles.com.

Telefon: +34 971 311 500 / + 34 971 311 050

2. Zweck der Datenverarbeitung:

Die über das interne Hinweisgebersystem übermittelten personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• ­                Bearbeitung der über das interne Hinweisgebersystem eingegangenen Mitteilungen.
• ­                Analyse und Untersuchung der gemeldeten Sachverhalte.
• ­                gegebenenfalls die Ergreifung geeigneter Präventions-, Korrektur-, Disziplinar- oder Rechtsmaßnahmen.
• ­                Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen gemäß dem Gesetz 2/2023 sowie weiteren anwendbaren Rechtsvorschriften.  

3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf der Grundlage

• ­                der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen gemäß dem Gesetz 2/2023 sowie weiteren anwendbaren Rechtsvorschriften;
• ­                des öffentlichen Interesses an der Prävention, Aufdeckung und Untersuchung von Rechtsverstößen;
• ­                des berechtigten Interesses von HOTELES TRINIDAD, S.L. an der Sicherstellung der Einhaltung interner und externer Vorschriften, soweit diese anwendbar sind.  

4. Verarbeitete Daten

Es können die für die ordnungsgemäße Bearbeitung der Mitteilung erforderlichen personenbezogenen Daten verarbeitet werden, einschließlich Identifikations- und Kontaktdaten, beruflicher oder arbeitsbezogener Daten, der bereitgestellten Informationen und Unterlagen sowie der Daten der betroffenen Personen, Zeugen sowie sonstiger Dritter, die mit den gemeldeten Sachverhalten in Zusammenhang stehen.

Es werden ausschließlich Daten verarbeitet, die angemessen und relevant sind und sich auf das für den Empfang, die Analyse, die Untersuchung und die Klärung der Meldung erforderliche Maß beschränken.

Hinweise können auch anonym abgegeben werden. In diesen Fällen werden nur diejenigen personenbezogenen Daten verarbeitet, die gegebenenfalls freiwillig zur Verfügung gestellt werden oder für die Bearbeitung und Untersuchung des Sachverhalts erforderlich sind.

5. Empfänger der Daten

Die Daten sind ausschließlich den befugten Personen zugänglich, die an der Bearbeitung und Untersuchung der Meldung beteiligt sind. Sie können, sofern dies gesetzlich erforderlich ist, an zuständige Verwaltungs- oder Justizbehörden, die Staatsanwaltschaft, die Sicherheitskräfte und -behörden oder die Unabhängige Behörde zum Schutz hinweisgebender Personen weitergegeben werden.

Es erfolgen keine anderen Datenübermittlungen als die gesetzlich vorgesehenen.

6. Vertraulichkeit

HOTELES TRINIDAD, S.L. gewährleistet die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers, der betroffenen Personen und aller in der Meldung genannten Dritten sowie der während des gesamten Verfahrens verarbeiteten Informationen, es sei denn, deren Offenlegung ist aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder einer Anordnung der zuständigen Behörde vorgeschrieben.

7. Aufbewahrung der Daten

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Bearbeitung der Meldung erforderlich ist, sowie für die im Gesetz 2/2023 und anderen geltenden Vorschriften vorgesehenen Fristen. Nach Ablauf dieser Fristen werden sie gelöscht oder – sofern gesetzlich vorgeschrieben – gesperrt.

8. Rechte der betroffenen Personen

Die betroffenen Personen können ihr Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch sowie alle weiteren durch die Datenschutzbestimmungen anerkannten Rechte ausüben, indem sie einen entsprechenden Antrag per E-Mail an folgende Adresse richten:

HOTELES TRINIDAD, S.L.

E-Mail: cdih@invisahoteles.com.

Darüber hinaus können sie eine Beschwerde bei der spanischen Datenschutzbehörde einreichen.

9. Sicherheitsmaßnahmen

HOTELES TRINIDAD, S.L. ergreift die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Sicherheit der verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Der Zugriff ist dabei ausschließlich befugten Personen erlaubt.

10. Aktualisierung der vorliegenden Informationen

Die vorliegenden Informationen können aktualisiert werden, um sie an gesetzliche oder organisatorische Änderungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist im internen Hinweisgebersystem verfügbar.